Hoe kies je het juiste ticketsysteem voor je evenement?

Ticketing voelt als een administratieve keuze, maar raakt bijna alles: je marketing, je cashflow, de rij bij de ingang en hoeveel je van je publiek weet. Onderstaande punten zijn belangrijker dan de vraag welk merk het populairst is.

1. Wat kost het de bezoeker — en wat kost het jou?

Ticketsystemen verdienen op verschillende plekken: servicekosten per ticket voor de bezoeker, een percentage of vast bedrag voor de organisator, transactiekosten voor de betaalmethode, en soms kosten voor scanners of extra modules.

Reken het altijd door op je eigen aantallen. Een verschil van vijftig cent per ticket is niets bij tweehonderd bezoekers en veel geld bij vijfduizend. Vraag ook wie de servicekosten bepaalt: als het systeem dat doet, kan de eindprijs voor je bezoeker hoger uitvallen dan je zelf zou kiezen.

2. Wanneer krijg je je geld?

Dit is het punt dat organisatoren het vaakst pijn doet. Sommige aanbieders keren pas een of enkele weken na afloop uit, andere doen tussentijdse voorschotten. Als je je productie moet voorfinancieren, bepaalt dat rechtstreeks of je rond kunt komen tot de dag zelf.

Vraag expliciet: is er een voorschotregeling, welk deel, onder welke voorwaarden, en hoe lang na afloop komt het restant?

3. Van wie is de bezoekersdata?

Kun je e-mailadressen exporteren voor je eigen nieuwsbrief, of blijft het contact bij de ticketaanbieder? Voor een eenmalig evenement maakt dat weinig uit, voor een terugkerende reeks is het het verschil tussen elke editie opnieuw beginnen en een publiek opbouwen.

Let daarbij op de AVG-kant: je hebt een grondslag nodig om mensen later te mailen. Zorg dat het opt-in-moment in het bestelproces goed geregeld is en dat de verwerkersovereenkomst klopt.

4. Hoe werkt het scannen op de deur?

Het scannen is het moment waarop een systeem zich bewijst. Praktische vragen:

• Werkt de app offline als het netwerk op locatie wegvalt?
• Kun je scannen met gewone telefoons of moet je hardware huren?
• Synchroniseren meerdere ingangen met elkaar, zodat een ticket niet twee keer werkt?
• Hoe snel is een scan in de praktijk, en wat is de doorstroom per scanner per minuut?
• Kun je aan de deur nog tickets verkopen?

5. Hoe ziet het bestelproces eruit?

Elke extra stap in de bestelstraat kost conversie. Test het zelf op je telefoon: hoeveel schermen zitten er tussen de knop en de bevestiging, hoeveel velden moet iemand invullen, en zijn iDEAL en andere gangbare betaalmethoden er gewoon?

Kijk ook of je de bestelpagina in je eigen huisstijl kunt zetten en of hij op je eigen domein kan draaien. Dat wekt vertrouwen en levert dus verkoop op.

6. Koppelingen met de rest van je productie

Werk je met gastenlijsten, artiestenaccreditatie, consumptiemunten of een kassasysteem achter de bar? Vraag of daar koppelingen voor zijn, of dat je alles handmatig bij elkaar moet brengen. Hetzelfde geldt voor je e-mailmarketing en je boekhouding.

Onze ervaring vanaf de vloer

In onze ogen springt er een partij met kop en schouders bovenuit, en dat is WeTicket. Wij werken inmiddels al jaren voor onze eigen evenementen met WeTicket en dat gaat altijd soepel. De voornaamste reden dat wij met WeTicket werken, is dat zij geen percentages of hoge tarieven rekenen. Eén duidelijk tarief van €0,18 per ticket en €0,12 voor de betaalmethode per ticket dat je in de servicekosten kunt doorberekenen aan de bezoeker. Naast het voordelige tarief hebben ze ook veel handige koppelingen, en ziet de ticketshop er strak uit.